POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS
En cumplimiento con la Ley 1581 del 2012, ECONCI S.A.S. identificada con NIT. 900.361.175-3, como entidad responsable del manejo de datos personales, presenta este documento para dar a conocer qué actividades realiza con dicha información.
La Ley establece el derecho al Hábeas Data, que es el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y corregir la información personal que esté almacenada sobre ellas en bases de datos públicas o privadas. Este derecho permite a los ciudadanos tener control y decisión sobre el uso de su información personal.
- DATOS DEL RESPONSABLE
ECONCI S.A.S, identificada con NIT 900.361.175-3, se encuentra domiciliada en la Cra 24 #15-36, en la ciudad de La Ceja Antioquia, con número de teléfono 3137163567, y con correo electrónico para temas relacionados con tratamiento de datos de gerencia@econci.com. - OBJETO
El presente documento tiene como finalidad establecer los lineamientos que rigen el tratamiento de los datos personales contenidos en las bases de datos administradas por ECONCI S.A.S. En él se definen los propósitos específicos del tratamiento de la información, así como los principios y criterios aplicables para su recolección, almacenamiento, uso y eliminación.
Asimismo, se reconocen y desarrollan los derechos que asisten a los titulares de los datos, los compromisos asumidos por la entidad responsable del tratamiento y las medidas implementadas para asegurar el pleno ejercicio de dichos derechos. Igualmente, se describen los procedimientos establecidos para la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con la información personal, así como la vigencia y conservación de las bases de datos bajo su responsabilidad. - DEFINICIONES
Con el fin de tener una mejor comprensión e interpretación de la política se establecen las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Información de carácter íntimo o reservado que solo es relevante para el titular.
Dato público: Información que no es considerada privada, íntima o sensible. Incluye datos como el estado civil, profesión u oficio, y la condición de comerciante o servidor público.
Dato semiprivado: Información que no es íntima, reservada ni pública, pero cuyo conocimiento o divulgación puede ser de interés para el titular y ciertos grupos de personas.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad personal del titular y cuyo uso indebido puede conducir a su discriminación.
Dato biométrico: Datos relativos a las características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona que facilitan su identificación.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
- FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS
En el desarrollo de su objeto social y en el marco de sus relaciones con terceros
incluyendo, pero sin limitarse a, clientes, empleados, proveedores, acreedores y demás partes interesadas, ECONCI S.A.S. recopila y trata de manera constante datos personales con el fin de cumplir diversas finalidades asociadas a dichas relaciones.
Al otorgar su consentimiento para el tratamiento de datos personales, además de las finalidades específicas señaladas en el formato correspondiente de autorización, usted faculta al ECONCI S.A.S. para realizar actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, intercambio y procesamiento de la información personal suministrada, tanto a través de los mecanismos previamente definidos para su obtención como de los que se implementen posteriormente.
Dicha información será utilizada para los fines expresamente autorizados, así como para los propósitos adicionales que se detallan a continuación, en concordancia con lo establecido en la normatividad vigente en materia de protección de datos personales:
5.1 Finalidades comunes, para todas las bases de datos
Las siguientes finalidades generales aplican de manera transversal a todas las bases de datos administradas por ECONCI S.A.S, salvo aquellas que cuenten con disposiciones específicas:
● Dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales y regulatorias derivadas del desarrollo de las actividades propias del objeto social de ECONCI S.A.S.
● Gestionar y atender de manera oportuna y adecuada las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes (PQRS) presentadas por los titulares de la información o por terceros autorizados.
● Realizar procesos de validación, consulta y verificación de información personal en listas restrictivas o bases de datos de carácter público o privado, tanto a nivel nacional como internacional, con el propósito de identificar antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, responsabilidades fiscales, inhabilidades, vínculos con actividades relacionadas con lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno transnacional o cualquier otra conducta delictiva o ilícita.
● Captar, conservar y utilizar imágenes o grabaciones de video obtenidas a través de sistemas de videovigilancia instalados en las instalaciones físicas de ECONCI S.A.S., con fines de seguridad, control y como medio probatorio en procesos judiciales, extrajudiciales o administrativos, así como en investigaciones internas.
● Conservar los datos personales en archivos inactivos una vez finalizada la relación que dio origen al tratamiento, cuando así lo exijan disposiciones legales o normativas aplicables, garantizando su custodia bajo condiciones adecuadas de seguridad y confidencialidad.
5.2 Base de datos de empleados:
Las siguientes finalidades aplican al tratamiento de datos personales de empleados, exempleados, candidatos y demás personas vinculadas laboralmente con ECONCI S.A.S.:
● Ejecutar procesos relacionados con la gestión del talento humano, tales como selección de personal, promoción o ascenso, programas de bienestar laboral, administración de nómina, evaluación de desempeño y competencias, orientación laboral, formación, capacitación, seguridad en el trabajo y condiciones del entorno laboral.
● Realizar exámenes médicos, psicológicos, técnicos u otros requeridos como parte de los procesos de ingreso, permanencia, promoción o retiro del personal.
● Cumplir con las obligaciones derivadas de las relaciones laborales, contractuales o de prestación de servicios, directamente o a través de terceros autorizados.
● Diseñar e implementar programas de formación, entrenamiento y desarrollo, así como facilitar la participación en actividades institucionales, educativas o de interés para la organización.
● Efectuar evaluaciones de desempeño como herramienta para el seguimiento, control y mejora continua del recurso humano.
● Transferir información personal a entidades como fondos de pensiones, cesantías y otras instituciones pertinentes, cuando ello sea necesario
para garantizar los derechos y beneficios laborales de los empleados o contratistas.
● Captar y utilizar imágenes o grabaciones en el contexto de programas de salud ocupacional o actividades institucionales, con fines informativos, preventivos o de control.
● Implementar sistemas de vigilancia y control físico en las instalaciones de ECONCI S.A.S. con el fin de garantizar la seguridad de las personas, los bienes y la información.
5.3 Base de datos de proveedores y/o contratistas:
Las actividades de tratamiento de datos personales contenidas en las bases de datos de proveedores —incluyendo proveedores potenciales, actuales y anteriores—, además de las finalidades generales aplicables a todas las bases de datos de ECONCI S.A.S., se realizarán con los siguientes propósitos específicos:
● Gestionar el envío de solicitudes y requerimientos relacionados con la prestación de servicios o el suministro de bienes, conforme a las necesidades operativas de EL RESPONSABLE.
● Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos y/o recibidos, como parte de los procesos de control y mejora continua.
● Dar cumplimiento a las obligaciones contractuales derivadas del desarrollo del objeto social de ECONCI S.A.S.
● Realizar el seguimiento al cumplimiento de los compromisos contractuales asumidos por los proveedores y contratistas.
● Ejecutar procesos administrativos de gestión de facturación, pagos y trámites contables asociados.
● Analizar la información recibida como criterio para la formalización, continuidad o terminación de relaciones contractuales.
● Valorar y gestionar los riesgos asociados a las relaciones contractuales en curso, con el fin de preservar los intereses de ECONCI S.A.S.
● Asegurar el cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias aplicables a la relación con terceros.
5.4 Base de datos de clientes:
El tratamiento de datos personales contenidos en las bases de datos de clientes
—incluyendo clientes potenciales, actuales y anteriores— se realizará, además de las finalidades generales aplicables a todas las bases de datos de ECONCI S.A.S., para los siguientes fines específicos:
● Remitir boletines, comunicaciones comerciales e información relevante sobre los productos, servicios y proyectos ofrecidos por ECONCI S.A.S.
● Cumplir con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre ECONCI S.A.S. y sus clientes, en el marco del desarrollo del objeto social.
● Ejecutar estrategias de mercadeo, publicidad y promoción de productos, proyectos, eventos y actividades institucionales organizadas o en las que participe ECONCI S.A.S.
● Analizar la información personal como criterio para establecer, mantener o concluir relaciones contractuales.
● Evaluar los riesgos asociados a relaciones contractuales vigentes, a efectos de mitigar posibles contingencias.
● Identificar las preferencias y necesidades de clientes y potenciales compradores con el fin de ofrecer soluciones inmobiliarias que respondan de manera efectiva a sus expectativas en términos de ubicación, calidad y precio.
● Enviar invitaciones a eventos de lanzamiento de proyectos y captar imágenes o videos con fines promocionales y publicitarios.
● Documentar el proceso de compraventa de inmuebles mediante la elaboración y gestión de documentos tales como promesas de compraventa, contratos, escrituras públicas y demás relacionados.
● Gestionar los trámites de garantía y procesos de postventa relacionados con inmuebles construidos, comercializados o en los que intervenga
ECONCI S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales.
● Utilizar fotografías y videos proporcionados por los titulares o captados por ECONCI S.A.S. para fines informativos, publicitarios y promocionales, mediante su publicación en medios físicos, redes sociales (como Facebook, YouTube, Instagram) y páginas web oficiales.
● Consultar y reportar información a centrales de riesgo crediticio, en cumplimiento de la normatividad aplicable y para fines de análisis financiero.
● Utilizar la información como insumo para la realización de estudios de mercado, análisis comerciales y estadísticas que contribuyan a la toma de decisiones estratégicas.
- DERECHOS DE LOS TITULARES
ECONCI S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, reconoce la importancia de proteger la privacidad, integridad y confidencialidad de la información personal confiada por los titulares. En ese sentido, y en concordancia con su compromiso institucional con el respeto a los derechos fundamentales, ECONCI S.A.S. reconoce a los titulares de los datos personales los siguientes derechos:
● Conocer, acceder y consultar en cualquier momento los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de ECONCI S.A.S.
● Solicitar la actualización, corrección, rectificación o supresión de sus datos cuando estos sean inexactos, incompletos, desactualizados o cuyo tratamiento no se encuentre autorizado.
● Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, siempre que no exista una obligación legal o contractual que impida su eliminación.
● Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
● Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la legislación sobre protección de datos personales.
● Ejercer cualquier otro derecho que la ley o la jurisprudencia reconozca a favor del titular en relación con la protección de sus datos personales.
- DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
En atención a lo establecido en la presente política y en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, ECONCI S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, asume y declara los siguientes compromisos frente a los titulares de la información:
● Velar en todo momento por el pleno ejercicio del derecho de hábeas data por parte del titular, garantizando su efectividad.
● Solicitar y conservar, conforme a las condiciones legales, prueba de la autorización otorgada por el titular para el tratamiento de su información.
● Informar de manera clara y previa al titular acerca de la finalidad del tratamiento de sus datos y de los derechos que le asisten en virtud de dicha autorización.
● Custodiar la información recolectada bajo medidas de seguridad adecuadas que eviten su alteración, pérdida, acceso no autorizado, uso indebido o fraude.
● Asegurar que los datos personales que se entreguen al encargado del tratamiento sean verídicos, completos, precisos, actualizados, verificables y comprensibles.
● Mantener actualizada la información personal e informar oportunamente al encargado del tratamiento sobre cualquier modificación, a fin de asegurar la vigencia y exactitud de los datos suministrados.
● Corregir los datos inexactos o erróneos cuando sea necesario e informar de ello al encargado del tratamiento.
● Proporcionar al encargado del tratamiento únicamente aquellos datos cuyo tratamiento haya sido debidamente autorizado por el titular, conforme a lo previsto en la ley.
● Exigir al encargado del tratamiento el cumplimiento permanente de las condiciones de seguridad, confidencialidad y privacidad de la información personal.
● Atender de forma oportuna y conforme a los términos legales las consultas y reclamaciones presentadas por los titulares.
● Implementar un manual interno de políticas y procedimientos que asegure el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales, especialmente en lo relacionado con la atención de solicitudes de los titulares.
● Notificar al encargado del tratamiento cuando la información personal esté sujeta a una reclamación por parte del titular y mientras persista el trámite correspondiente.
● Informar al titular, a solicitud de este, sobre el uso que se le ha dado a su información personal.
● Reportar a la autoridad de protección de datos cualquier incidente que implique una vulneración a las medidas de seguridad y que represente un riesgo para la integridad de la información de los titulares.
● Acatar las instrucciones, requerimientos y directrices impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en el marco de sus funciones de inspección, vigilancia y control.
- TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES
ECONCI S.A.S. podrá compartir los datos personales de los titulares con entidades bancarias, fiduciarias y notarías con las cuales mantiene alianzas comerciales. Cabe señalar que la relación entre el titular de los datos y dichas entidades será independiente de la que mantenga con ECONCI S.A.S.
La información personal será transferida bajo estrictos acuerdos contractuales que regulan la transferencia de datos personales, los cuales incluyen cláusulas de protección alineadas con las disposiciones establecidas por la legislación colombiana
en materia de protección de datos. Estos contratos tienen como finalidad asegurar que los terceros receptores garanticen la confidencialidad, seguridad y uso adecuado de la información suministrada.
- TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
De acuerdo a lo establecido en la ley 1581 del 2012, se entiende por dato sensible “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.”, dentro de estos se incluye también los datos de los menores de edad.
ECONCI S.A.S., en el marco de las relaciones laborales con sus empleados y/o en el desarrollo de procesos de selección de personal, podrá requerir el tratamiento de datos personales sensibles, en particular aquellos relacionados con el estado de salud. Asimismo, y de manera eventual, se podrá hacer uso de datos biométricos con fines de seguridad, especialmente en la implementación de mecanismos de control de acceso a instalaciones o a zonas específicas dentro de la infraestructura física de la organización.
En todos los casos, el tratamiento de este tipo de información estará sujeto a estrictas medidas de seguridad técnicas, administrativas y jurídicas que garanticen su confidencialidad, integridad y uso legítimo. Cuando se solicite la autorización para el tratamiento de datos sensibles, se informará de manera expresa al titular sobre las finalidades específicas del tratamiento, y se le advertirá que tiene derecho a no suministrar dicha información, así como a abstenerse de responder preguntas relativas a datos sensibles o a datos personales de niñas, niños y adolescentes, conforme a lo establecido en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.
9.1 Tratamiento de datos de menores de edad
Como regla general, ECONCI S.A.S. se abstendrá de realizar cualquier tratamiento de datos personales cuyo titular sea un menor de edad, conforme a lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. No obstante, de manera excepcional, y únicamente cuando la finalidad de determinadas bases de datos o la naturaleza de ciertas actividades así lo exijan, podrá llevarse a cabo el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. Esto aplica, por
ejemplo, en los casos en que se requiera información de los hijos de colaboradores vinculados laboralmente, o de aprendices y practicantes que aún no han alcanzado la mayoría de edad.
En estos casos, el tratamiento de este tipo de datos estará sujeto a condiciones especiales y estrictas, y se realizará bajo las siguientes directrices:
● Deberá observarse de manera prioritaria el principio del interés superior del menor.
● Se garantizará el respeto pleno a los derechos fundamentales del menor titular de los datos.
● Será indispensable contar con la autorización previa, expresa e informada del representante legal del menor.
De acuerdo con la jurisprudencia de la Corte Constitucional colombiana, el tratamiento de datos personales de menores es permitido siempre que se garantice la prevalencia de sus derechos fundamentales y que el tratamiento responda de manera clara e inequívoca al principio de su interés superior.
En este sentido, toda recolección, uso, almacenamiento o cualquier otra forma de tratamiento de datos personales de menores que obren en las bases de datos de ECONCI S.A.S. requerirá, sin excepción, la autorización explícita del padre, madre o representante legal del menor. A estos representantes se les facilitará, en todo momento, el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición respecto de la información personal de sus representados.
Cualquier persona natural o jurídica que, en calidad de responsable o encargado, intervenga en el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá garantizar un manejo adecuado de dicha información, en cumplimiento de los principios, obligaciones y directrices establecidos en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario.
Asimismo, la familia y la sociedad en general tienen el deber de velar por que los responsables y encargados de este tipo de tratamiento actúen conforme a las disposiciones legales vigentes, protegiendo siempre los derechos prevalentes de los menores.
En conclusión, ECONCI S.A.S. solo llevará a cabo el tratamiento de datos personales de menores de edad cuando se cuente con la debida autorización y se garantice, en todo momento, el respeto a su interés superior, así como a los principios fundamentales que rigen el tratamiento de este tipo de información.
- PROCEDIMIENTOS PARA EL EFECTIVO EJERCICIO DE DERECHOS
Si usted desea ser retirado de las bases de datos de ECONCI S.A.S., deberá manifestarlo de forma directa, clara, expresa e inequívoca, mediante una solicitud escrita enviada al correo electrónico: conintel@conintel.com.co
En caso de no recibir dicha manifestación, ECONCI S.A.S. quedará facultada para continuar con el tratamiento de sus datos personales, conforme a lo dispuesto en el Decreto 1377 de 2013.
10.1 Aspectos comunes a las peticiones, reclamos y consultas
Los titulares de datos personales que se encuentren bajo tratamiento por parte de ECONCI S.A.S., podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión de datos o revocatoria de la autorización a través de los canales dispuestos para tal fin.
Una vez recibida una petición, consulta o reclamo, esta será debidamente radicada, indicando la fecha y hora de su recepción, y se tramitará conforme a los procedimientos y plazos establecidos en la Ley 1581 de 2012, según se describe a continuación.
Para la atención adecuada de la solicitud, el interesado deberá incluir, como mínimo, la siguiente información:
● Nombre y apellidos completos del solicitante y del titular de los datos (si son diferentes).
● Datos de contacto actualizados, incluyendo dirección física, dirección de correo electrónico y número(s) telefónico(s).
● Dirección o medio por el cual desea recibir la respuesta.
● Descripción clara y precisa de los hechos que motivan la solicitud.
● Indicación del derecho que se desea ejercer (acceso, rectificación, actualización, supresión, revocatoria de la autorización, entre otros).
● Firma del solicitante y número de documento de identidad.
En caso de que la solicitud esté incompleta, se requerirá al peticionario para que aporte la información faltante en un plazo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la recepción. Si, transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, el solicitante no ha respondido, se entenderá que ha desistido de la solicitud.
Si la solicitud es recibida por una persona o área no competente para atenderla, esta será trasladada al área correspondiente en un plazo máximo de dos (2) días hábiles, informando de dicho traslado al solicitante.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
Cabe señalar que, para presentar una queja formal ante la Superintendencia de Industria y Comercio, es requisito haber agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante ECONCI S.A.S.
10.2 Procedimiento de consultas.
Las consultas serán respondidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que sean recibidas. En caso de que no sea posible emitir una respuesta dentro de ese plazo, se informará al solicitante antes del vencimiento del término, indicando las razones del retraso y la nueva fecha en la que se dará respuesta. Esta prórroga no podrá exceder los cinco (5) días hábiles adicionales al plazo inicial.
10.3 Trámite de reclamos
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.4 Respuesta
Las respuestas a las peticiones, consultas o reclamos serán emitidas dentro de los plazos establecidos y se enviarán por escrito a la dirección física o electrónica que el solicitante haya proporcionado. En caso de que se haya indicado más de una dirección (ya sea física o electrónica), ECONCI S.A.S. podrá escoger cualquiera de ellas para realizar el envío, y se entenderá que ha cumplido con su deber de respuesta al remitir la comunicación a una de esas direcciones.
Podrán presentar consultas o reclamos, así como recibir información relacionada con los datos personales, las siguientes personas:
● El titular de los datos, sus herederos o representantes legales, en cualquier momento y por cualquier medio que utilicen para comunicarse con ECONCI S.A.S.
● Las autoridades judiciales o administrativas que, en ejercicio de sus funciones, soliciten formalmente dicha información.
● Terceros autorizados expresamente por la ley.
● Terceros que cuenten con una autorización escrita y expresa por parte del titular de los datos, la cual deberá ser entregada a ECONCI S.A.S.
- AUTORIZACIÓN
Para que ECONCI S.A.S. pueda llevar a cabo el tratamiento de datos personales, se requiere contar con la autorización previa, expresa e informada del titular. Esta autorización podrá ser obtenida por cualquier medio —ya sea verbal (dejando constancia de ello), escrito, físico o electrónico— siempre que permita su posterior consulta. Lo anterior, sin perjuicio de las excepciones legales previstas.
ECONCI S.A.S se compromete a conservar evidencia de dicha autorización de manera adecuada, garantizando en todo momento el respeto por los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
11.1 Casos en los cuales no se requiere autorización del titular de los datos:
● Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
● Datos de naturaleza pública;
● Casos de urgencia médica o sanitaria;
● Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
● Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
- MECANISMOS DE PROTECCIÓN Y PRIVACIDAD DE SU INFORMACIÓN PERSONAL
ECONCI S.A.S. garantiza la confidencialidad de la información bajo su custodia, asegurando su almacenamiento en servidores que cumplen con los estándares técnicos adecuados para prevenir cualquier alteración, pérdida, consulta indebida, uso inadecuado o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas tienen como finalidad proteger los datos personales y garantizar el ejercicio efectivo del derecho fundamental al hábeas data.
Todas las contrapartes de ECONCI S.A.S. tienen, en todo momento, la posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, corrección y eliminación de sus datos personales, así como los demás derechos reconocidos por la legislación vigente, tal como se ha detallado previamente.
Toda la información gestionada por EL RESPONSABLE es tratada bajo estrictos criterios de confidencialidad, y en cumplimiento de las normas legales aplicables, adoptando para ello todas las medidas de seguridad necesarias para proteger su integridad y privacidad.
- VIGENCIA
Los datos personales serán conservados por ECONCI S.A.S. mientras el titular no solicite su eliminación, salvo que exista una obligación legal que exija su conservación. Las bases de datos administradas por ECONCI S.A.S. tienen una duración indefinida, de acuerdo con la naturaleza de sus operaciones, y se conservarán por un período mínimo de veinte (20) años.
La presente política de privacidad sustituye cualquier versión anterior y permanecerá vigente mientras ECONCI S.A.S. continúe desarrollando actividades relacionadas con las finalidades establecidas para el tratamiento de los datos.
Cualquier modificación que se realice a esta política será divulgada por los mismos medios utilizados para la publicación inicial.